Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak
penyimpanan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lainnya. Ada 3 sistem penjajaran
dokumen rekam medis yaitu :
a. Stright Numerical Filling
Adalah sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
menjajarkan berdasarkan angka belakang, misalnya 27-80-89 dan 27-80-90 dan
sampai seterusnya.
Keuntungannya :
1) Memudahkan dalam melatih petugas yang
harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan dokumen rekam medis.
2) Mudah mencari dokumen rekam medis dalam
jumlah banyak dengan berurutan.
Kerugiannya :
1) Terjadinya konsentrasi dokumen rekam
medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar.
2) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat
sukar dilakukan karena tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk
bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.
b. Terminal Digit Filin
Sistem penjajaran dengan sistem
angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan data rekam medis dengan menjajarkan folder
data rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok
akhir.
27
08
89
angka ketiga
angka kedua
angka pertama
Keuntungan :
1) Penambahan jumlah dokumen
rekam medis selalu tersebar secara merata ke seratus kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.
2) Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakkan di
satu tempat di mana rekam medis harus disimpan di rak.
3) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan biasa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
Kerugian :
1) Latihan dan bimbingan
bagi petugas penyimpanan dalam sistem angka akhir mungkin lebih lama dibandingkan
latihan menggunakan sistem nomor langsung.
2) Membutuhkan biaya awal
yang lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.
c. Midle
Digit Filling
Sistem penjajaran dengan sistem
angka terakhir yang sistem penyimpanan data rekam medisnya dengan menjajarkan folder
data rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka
kelompok tengah.
55
12
10
Angka
kedua angka
pertama
angka ketiga
Keuntungan :
1) Memudahkan pengambilan
seratus buah rekam medis yang nomornya berurutan.
2) Penggantian dari sistem
nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem nomor akhir.
3) Kelompok seratus
buah rekam medis yang nomornya berurutan pada sistem nomor langsung adalah sama
persis dengan kelompok seratus buah rekam medis untuk sistem angka tengah.
Kerugian :
1) Memerlukan latihan dan
bimbingan yang cukup lama.
2) Terjadi rak-rak kosong
pada beberapa section apabila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan.
0 komentar:
Posting Komentar